保管して期限を台帳に付ける

Store documents and record expiry

文書を決めた場所に保管し、保存期間の数え始めの日から、保存期限を計算して台帳に書く。個人データが入った文書は、見られる人を限る。

工程 3

担い手

• 総務・法務の担当

受け取る物

• 文書の保存期間の一覧　文書
• 保管に回す文書　文書

渡す物

• 保管文書の台帳　データ

判断

ない。決まった手順で結果が決まる。

取り消せない操作

含まない。

AIとの分担の目安

AIに任せられる　判断がなく、取り消せる操作だけで、人が行う必要もないため。

使う道具の種類

• 文書の保管の場所
• 表計算ソフト

関係する制度

• 個人データの安全管理と、従業者・委託先の監督（個人情報保護法）

前後の工程

• 前　2 保管する文書を総務に渡す
• 次　4 期限が来た文書を洗い出す