文書の保存と廃棄

Retaining and disposing of records

文書の種類ごとに保存期間を決め、文書を保管して期限を台帳に付け、期限が来た文書を洗い出し、廃棄してよいかを確かめ、承認を得て廃棄するまでの流れ。

毎年　保存期間は、決めたときと見直すときに。期限の確認と廃棄は、年に1回など決めた時期に。

1　保存期間と保管

1. 1文書の種類ごとに保存期間を決める総務・法務の担当AIが下書きし、人が確かめる
2. 2保管する文書を総務に渡す従業員AIに任せられる
3. 3保管して期限を台帳に付ける総務・法務の担当AIに任せられる

2　期限の管理と廃棄

1. 4期限が来た文書を洗い出す総務・法務の担当AIに任せられる
2. 5廃棄してよいかを確かめる法務の担当AIが下書きし、人が確かめる
3. 6廃棄を承認する総務・法務の責任者AIが下書きし、人が確かめる
4. 7文書を廃棄する総務・法務の担当人が行う

関係する制度

• 帳簿と書類の保存
• 会計帳簿と事業に関する重要な資料の保存（会社法）
• 株主総会の議事録の作成と備置き（会社法）
• 取締役会の議事録の作成と備置き（会社法）
• 賃金台帳の作成と労働関係書類の保存
• 電子取引のデータの保存（電子帳簿保存法）
• 個人データの安全管理と、従業者・委託先の監督（個人情報保護法）
• 利用する必要がなくなった個人データの消去（個人情報保護法）

近い APQC PCF の要素

• 8.4.3 Define and execute business information lifecycle planning and control