総務・法務

General affairs and legal

株主総会と取締役会を運営し、登記を変更し、契約書を審査して管理し、備品やオフィスを管理し、社内規程を整え、文書を保存して廃棄する部署。

ワークフロー

• 定時株主総会の運営定時株主総会の日程と議案を決め、株主に招集の通知を出し、当日の総会を開いて決議を得て、議事録を作って本店に備え置くまでの流れ。計算書類を総会で承認する手続きそのものは、経理・財務の計算書類の承認で扱う。
• 取締役会の運営取締役会に諮る事項を集めて議題を決め、取締役に招集の通知と資料を出し、取締役会を開いて決議を得て、議事録を作って本店に備え置くまでの流れ。取締役会を置く会社の流れで、置かない会社は取締役の決定書などで同じことを行う。
• 登記の変更役員の変更、本店の移転、商号などの変更が決まったときに、変更の登記が要る事項を洗い出し、自社で申請するか司法書士に頼むかを決め、申請書を作って法務局に申請し、登記の完了を確かめて金融機関などに知らせるまでの流れ。
• 契約書の審査と管理社内から契約書の審査の依頼を受けて、会社に不利な点や法令に合わない点を確かめて意見を返し、締結後の契約書を保管して台帳に登録し、更新の期限を確かめて更新か終了かを決めるまでの流れ。営業が締結した契約書も受け取る。
• 備品・オフィス・固定資産の管理備品や設備の購入の申請を受けて承認し、発注して現物を受け取り、台帳に登録して使う人に貸与し、定期に点検して、使えなくなった物を廃棄して台帳から除き、経理・財務に知らせるまでの流れ。
• 社内規程の整備社内規程の新設や改定の要望を受けて、規程の案を作り、法務と関係部署の確認を受けて直し、経営者の決裁を受け、従業員に周知して、改廃の記録を残すまでの流れ。就業規則は、人事・労務の36協定と就業規則の流れで扱う。
• 文書の保存と廃棄文書の種類ごとに保存期間を決め、文書を保管して期限を台帳に付け、期限が来た文書を洗い出し、廃棄してよいかを確かめ、承認を得て廃棄するまでの流れ。

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