文書の種類ごとに保存期間を決める

Decide retention periods

文書の種類ごとに、法令が決める保存期間を確かめ、社内で必要な期間を足して、保存期間を決める。

工程 1

担い手

• 総務・法務の担当
• 確かめる人　総務・法務の責任者

受け取る物

なし

渡す物

• 文書の保存期間の一覧　文書

判断

ある。法令が決める期間のほかに、社内の必要や、争いになったときの備えとして、どれだけ長く持つか。個人データが入った文書を、いつ消すか。

取り消せない操作

含まない。

AIとの分担の目安

AIが下書きし、人が確かめる　判断があるため。

使う道具の種類

• 表計算ソフト

関係する制度

• 帳簿と書類の保存
• 会計帳簿と事業に関する重要な資料の保存（会社法）
• 株主総会の議事録の作成と備置き（会社法）
• 取締役会の議事録の作成と備置き（会社法）
• 賃金台帳の作成と労働関係書類の保存
• 電子取引のデータの保存（電子帳簿保存法）

前後の工程

• 前　なし（最初の工程）
• 次　2 保管する文書を総務に渡す